Conditions générales pour LevantiqOne

Self Service avec conditions d’utilisation et sous-traitance

v 1.0

Sommaire

Les présentes conditions générales (CG) régissent le contrat d’utilisation de l’offre Self Service LevantiqOne entre Levantiq AG, Feldpark 17, 6300 Zoug (ci-après « Levantiq »), et la cliente ou le client selon les informations saisies lors de l’inscription en ligne (ci-après le « Client »).

Le contrat d’utilisation est conclu lorsque le Client coche la case correspondante au cours du processus d’inscription. Il accepte ainsi les présentes CG, y compris l’annexe 1 (sous-traitance), ainsi que la liste des prix publiée. Levantiq enregistre la version acceptée et le moment du consentement ; les conditions contractuelles acceptées peuvent être consultées à tout moment au format PDF dans l’application.

La déclaration de protection des données séparée informe sur le traitement de données personnelles par Levantiq en tant que responsable du traitement. Elle ne remplace pas l’accord de sous-traitance figurant à l’annexe 1.

1 Objet

Levantiq met à la disposition du Client la plateforme LevantiqOne sous forme de service en ligne. LevantiqOne comprend l’application (tableau de bord et tour de contrôle, CRM, gestion de projets, agents IA, transcription) ainsi que le Connector avec des connexions standard aux systèmes courants. Si le Client active des connexions à des systèmes tiers, des données peuvent être transmises à ces systèmes ; leur traitement dans le système tiers ne relève pas du présent contrat, mais des conditions du prestataire tiers concerné. Levi Work permet en outre, sur instruction de l’utilisateur, d’effectuer des actions sur Internet, notamment de communiquer avec des tiers et de passer des commandes. L’étendue dépend des fonctionnalités disponibles ainsi que des instructions et autorisations données.

2 Champ d’application

L’offre Self Service s’adresse exclusivement aux entreprises, aux personnes exerçant une activité indépendante et aux autres personnes qui utilisent LevantiqOne dans le cadre de leur activité professionnelle ou commerciale. Le Client le confirme lors de son inscription.

L’offre Self Service n’est pas une solution conforme aux exigences du secret professionnel. Les clientes et clients soumis à un secret professionnel légal (notamment selon l’art. 321 CP) relèvent de l’offre séparée avec contrat d’utilisation et accord complémentaire relatif au secret professionnel ; le traitement de secrets ainsi protégés au moyen de l’offre Self Service n’est pas prévu.

3 Compte

Lors de l’inscription, le Client fournit des informations exactes et complètes et les tient à jour. Les identifiants d’accès doivent être gardés secrets ; les actions effectuées au moyen du compte du Client ou de ses comptes utilisateurs lui sont imputées. Tout soupçon d’utilisation non autorisée doit être signalé sans délai à Levantiq.

4 Étendue des prestations

L’abonnement comprend : l’accès pour le nombre d’utilisatrices et d’utilisateurs prévu par la commande ou la configuration actuelle du compte, l’exploitation et la maintenance, les mises à jour régulières, les connexions standard ainsi que l’assistance selon le chiffre 8.

5 Hébergement et traitement par l’IA

L’application, la base de données, les fichiers et les copies de sauvegarde de LevantiqOne sont intégralement exploités ou stockés chez Infomaniak dans des centres de données en Suisse. Dans l’abonnement « Cloud · Basic », le traitement par les LLM s’effectue via OpenRouter et Microsoft Azure au sein de l’Union européenne. Dans l’abonnement « Cloud · 100% Swiss », le traitement par les LLM s’effectue également chez Infomaniak en Suisse.

Pour les deux abonnements, le principe Zero Data Retention s’applique au niveau des services LLM utilisés : les entrées et les sorties n’y sont pas conservées au-delà de la fourniture de la prestation. Les prestataires sont contractuellement tenus de n’utiliser ces données ni pour entraîner des modèles d’IA ni à d’autres fins propres. Il convient de distinguer ce principe du stockage dans LevantiqOne : les entrées et les résultats sont stockés comme données du Client dans le système chez Infomaniak et sont soumis aux délais de suppression convenus.

Les prestataires utilisés et les pays de traitement figurent dans la liste des prestataires. L’annexe 1 règle les détails de la sous-traitance.

6 Prix et facturation

6.1 Redevance fixe

La redevance mensuelle fixe est déterminée par la liste des prix publiée en ligne et acceptée lors de la conclusion du contrat. Elle est prélevée chaque mois à l’avance au moyen du mode de paiement enregistré lors de l’inscription. Les changements du nombre d’utilisateurs sont pris en compte à partir du mois suivant. Les adaptations de prix sont régies par le chiffre 13.

6.2 Utilisation de l’IA et usage raisonnable

L’utilisation des fonctionnalités d’IA (coûts d’inférence et de tokens des modèles utilisés) est comprise dans le prix dans les limites d’usage raisonnable publiées en ligne. En cas de dépassement, Levantiq peut limiter les fonctionnalités d’IA jusqu’au début de la prochaine période de facturation. Les coûts supplémentaires effectivement encourus ne sont refacturés qu’après information préalable du Client. Le Client peut suivre son utilisation de l’IA dans l’application.

7 Droits d’utilisation

Pour la durée du contrat, le Client reçoit un droit non exclusif et non transférable d’utiliser LevantiqOne pour ses propres besoins professionnels, dans le périmètre convenu. Tous les droits sur la plateforme, ses composants et ses évolutions restent la propriété de Levantiq. Levantiq n’acquiert aucun droit sur les données du Client au-delà de ce qui est nécessaire à l’exécution du contrat.

8 Assistance

L’assistance est joignable par e-mail à support@levantiq.ch.

9 Utilisation autorisée

Le Client utilise LevantiqOne exclusivement de manière licite. Sont notamment interdits : (a) l’envoi de communications de masse non sollicitées (spam) via la plateforme ou les canaux connectés ; (b) la violation des droits de tiers ou de dispositions légales ; (c) la revente, la location ou la concession de sous-licences de la plateforme ; (d) le contournement de restrictions techniques ainsi que les actes mettant en danger la stabilité ou la sécurité de la plateforme. En cas de violations graves ou persistantes, Levantiq peut bloquer l’accès après avertissement préalable, ou immédiatement en cas d’urgence.

Le Client est responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la licéité de ses entrées, instructions et autorisations. Il s’assure qu’il est habilité à transmettre et à utiliser les données saisies ainsi qu’à ordonner les actions demandées. Il vérifie les résultats de l’IA avant toute utilisation déterminante et définit les actions automatiques autorisées dans ses paramètres et ses instructions.

Levi Work exécute des actions au nom et sur instruction de l’utilisateur. Ces actions peuvent comprendre des déclarations contraignantes à l’égard de tiers ou des commandes payantes. L’utilisateur doit définir clairement l’instruction et ses limites, notamment les destinataires, l’étendue des prestations et les éventuels coûts. Le Client supporte les conséquences des entrées, instructions et autorisations erronées ou non autorisées dans la mesure où elles relèvent de sa responsabilité. Les obligations légales et contractuelles de Levantiq ainsi que le régime de responsabilité prévu au chiffre 12 demeurent réservés.

Les e-mails ne sont envoyés automatiquement que si l’utilisateur a autorisé l’adresse du destinataire ou son domaine dans les paramètres d’envoi automatique. Pour les autres destinataires, seuls des brouillons sont créés. L’utilisateur est responsable de la configuration soigneuse et de la vérification régulière de ces autorisations.

10 Données et protection des données

Les données du Client restent sa propriété. Les données du Client ne sont utilisées ni pour entraîner des modèles d’IA ni à d’autres fins propres à Levantiq (notamment l’analyse, le benchmarking ou l’amélioration du produit). Levantiq traite les données personnelles en tant que sous-traitante conformément au droit suisse de la protection des données (LPD) et, dans la mesure où il est applicable, au RGPD ; l’annexe 1 (sous-traitance), qui fait partie intégrante du présent contrat, en règle les détails.

À la fin du contrat, Levantiq met les données du Client à sa disposition pendant 30 jours pour leur exportation dans un format courant. Levantiq supprime ensuite irrévocablement toutes les données du Client dans un délai de 30 jours ; les copies de sauvegarde sont écrasées ou supprimées au plus tard à l’issue du cycle de sauvegarde régulier, soit dans un délai maximal de 30 jours supplémentaires. Sur demande, Levantiq confirme la suppression par écrit. Les obligations légales de conservation demeurent réservées.

Le Client peut demander la suppression de ses données à support@levantiq.ch. Levantiq traite la demande manuellement et supprime les données concernées du système actif dans les 30 jours suivant la réception de la demande ; les copies de sauvegarde correspondantes sont supprimées ou écrasées au plus tard dans les 90 jours suivant la réception de cette même demande. Les obligations légales de conservation demeurent réservées. Si le Client demande expressément la suppression pendant la période d’exportation, cette instruction prime, pour les données concernées, sur la poursuite de leur mise à disposition pour exportation. La suppression ne remplace pas la résiliation de l’abonnement.

La déclaration de protection des données publiée en ligne s’applique aux données personnelles que Levantiq traite en tant que responsable du traitement (notamment les données de compte et de facturation).

11 Durée, résiliation et suspension

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée. Le Client peut le résilier avec un préavis de 30 jours et Levantiq avec un préavis de trois mois, dans les deux cas pour la fin d’un mois ; la résiliation peut être effectuée par écrit, par e-mail ou directement dans l’application.

La résiliation extraordinaire pour justes motifs demeure réservée, notamment en cas de retard de paiement malgré un rappel et un délai supplémentaire raisonnable, ou de violation grave du chiffre 9. En cas de retard de paiement, Levantiq peut suspendre l’accès après un rappel assorti d’un délai supplémentaire, jusqu’au règlement ; l’obligation de paiement subsiste pendant la suspension.

12 Disponibilité, sauvegarde et responsabilité

Levantiq exploite LevantiqOne avec un grand soin, mais ne peut garantir une disponibilité ininterrompue. Levantiq effectue des sauvegardes quotidiennes des données du Client ; en cas de perte de données, la restauration s’effectue à partir de la dernière sauvegarde disponible. Les résultats des fonctionnalités d’IA peuvent contenir des erreurs ; le Client les vérifie avant toute utilisation déterminante. Dans les limites autorisées par la loi, la responsabilité de Levantiq est limitée au dol et à la faute grave. Aucune limitation ne s’applique aux dommages corporels.

13 Adaptations

Levantiq peut adapter l’étendue des prestations et les prix moyennant un préavis de trois mois ; l’annonce s’effectue par e-mail ou dans l’application. En cas d’augmentation de prix ou de restriction substantielle de l’étendue des prestations, le Client peut résilier le contrat de manière extraordinaire pour la date d’entrée en vigueur.

14 Dispositions finales

Levantiq peut transférer le présent contrat à un successeur en droit dans le cadre d’une restructuration ou d’une succession d’entreprise ; le Client en est informé. Si certaines dispositions sont invalides, le reste du contrat demeure valable ; la disposition invalide est remplacée par une disposition valable dont l’effet économique s’en rapproche le plus possible.

Le droit suisse est applicable. Le for est à Zoug ; les fors légaux impératifs demeurent réservés.

Annexe 1 relative à la sous-traitance

Annexe aux CG de LevantiqOne Self Service conformément à l’art. 9 LPD et, dans la mesure où il est applicable, à l’art. 28 RGPD, entre le Client (« responsable du traitement ») et Levantiq AG, Feldpark 17, 6300 Zoug (« sous-traitante » / « Levantiq »). La présente annexe fait partie intégrante du contrat d’utilisation et est acceptée avec les CG lors de l’inscription.

1 Objet, durée et instructions

Levantiq traite les données personnelles pour le compte du Client exclusivement pour fournir les prestations prévues par le contrat d’utilisation et uniquement selon ses instructions documentées. L’utilisation de la plateforme par le Client vaut instruction. Si Levantiq considère qu’une instruction enfreint le droit de la protection des données, elle en informe le Client. La présente annexe s’applique pendant toute la durée du contrat d’utilisation.

2 Nature des données, personnes concernées et finalité

Le traitement porte sur les données introduites par le Client dans LevantiqOne ou collectées via les canaux connectés, notamment les données de contact et de clientèle, les contenus de communication (e-mails, messages, enregistrements de conversations et transcriptions), les données de projets, de tâches et de temps, les documents ainsi que les données utilisateurs des collaborateurs du Client. Les personnes concernées sont notamment les clients, les personnes de contact, les collaborateurs et les partenaires commerciaux du Client. La finalité est l’exploitation de la plateforme, y compris les fonctionnalités d’IA, conformément au contrat d’utilisation.

3 Obligations de Levantiq

Levantiq (a) veille à ce que toutes les personnes chargées du traitement soient tenues à la confidentialité ; (b) prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément au chiffre 6 ; (c) n’utilise les données du Client ni pour entraîner des modèles d’IA ni à d’autres fins propres ; (d) assiste le Client, dans la mesure raisonnablement exigible, pour répondre aux demandes des personnes concernées ainsi que pour les analyses d’impact relatives à la protection des données et les contacts avec les autorités ; (e) signale au Client toute violation de la sécurité des données concernant ses données personnelles sans délai après en avoir pris connaissance, au plus tard dans les 48 heures, en lui communiquant les informations disponibles sur la nature, l’étendue, les conséquences et les mesures prises ; (f) informe le Client, dans les limites autorisées par la loi, des demandes de communication émanant des autorités et limite toute communication à ce qui est légalement requis.

4 Localisation des données et transferts à l’étranger

Les prestataires et pays de traitement précis sont déterminés par la liste des prestataires. Les transferts vers des États n’assurant pas une protection adéquate des données n’ont lieu que sur la base de garanties appropriées, notamment de clauses contractuelles types reconnues. Les lieux convenus pour le traitement par les LLM restent contraignants.

5 Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Levantiq à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour l’exploitation de la plateforme. Levantiq leur impose des obligations de protection des données au moins équivalentes et reste entièrement responsable de leurs prestations. Au moment de la conclusion du contrat, il s’agit de :

Infomaniak Network SA, Genève – exploitation de l’application, des agents worker, de la base de données, des fichiers et des sauvegardes ainsi que de l’infrastructure e-mail ; pour l’abonnement Cloud · 100% Swiss, également le traitement par les LLM – Suisse.
Cloud · Basic : OpenRouter et Microsoft Azure ainsi que les fournisseurs de modèles utilisés par leur intermédiaire selon la liste des prestataires – traitement par les LLM au sein de l’UE.

Levantiq informe préalablement, par e-mail ou dans l’application, des changements envisagés concernant les sous-traitants ultérieurs. Le Client peut s’y opposer dans les 30 jours pour un motif fondé ; si aucune solution amiable n’est trouvée, il peut résilier le contrat d’utilisation de manière extraordinaire pour la date du changement.

6 Mesures techniques et organisationnelles

Chiffrement des données en transit et au repos · séparation des tenants · accès selon le principe du besoin d’en connaître avec des comptes personnalisés, un système de rôles et une journalisation · Zero Data Retention pour les services LLM ; stockage des entrées et des résultats comme données du Client dans le système ; aucune conservation supplémentaire de ces contenus dans des journaux techniques ou des traces au-delà de la fourniture de la prestation · sauvegardes quotidiennes · formation et engagement de confidentialité des collaborateurs · procédure de réponse aux incidents avec information du Client dans les 48 heures. La description complète des mesures techniques et organisationnelles est mise à disposition sur demande.

7 Information et preuve

Levantiq démontre le respect de la présente annexe au moyen de la documentation et de la description des mesures techniques et organisationnelles, des certificats et rapports d’audit disponibles, y compris ceux des sous-traitants ultérieurs, ainsi que de renseignements fournis sur demande motivée. Si, dans un cas particulier, ces éléments sont manifestement insuffisants, le Client peut faire réaliser un audit par une personne qualifiée tenue au secret, au maximum une fois par an ainsi qu’en présence d’un motif fondé ; les secrets d’affaires et les données des autres clients restent protégés.

8 Suppression et restitution

À la fin du contrat d’utilisation, Levantiq met les données du Client à disposition pour exportation pendant 30 jours (chiffre 10 du contrat d’utilisation). Levantiq supprime ensuite irrévocablement toutes les données du Client dans un délai de 30 jours ; les copies de sauvegarde sont écrasées ou supprimées au plus tard à l’issue du cycle de sauvegarde régulier, soit dans un délai maximal de 30 jours supplémentaires. Sur demande, Levantiq confirme la suppression par écrit. Les obligations légales de conservation demeurent réservées.

9 Responsabilité, droit applicable et for

La responsabilité est régie par le contrat d’utilisation. Le droit suisse est applicable ; le for est celui prévu par le contrat d’utilisation.