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Datenschutzerklärung für LevantiqOne

Self Service für Cloud Basic und Cloud 100% Swiss

v 1.0

Inhalt

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Bearbeitung von Personendaten durch die Levantiq AG im Zusammenhang mit der Website https://levantiqone.ch/, der App https://app.levantiqone.ch/ und dem Angebot LevantiqOne Self Service. Das Angebot richtet sich an Unternehmen und beruflich tätige Personen in der Schweiz. Grundlage ist das Schweizer Datenschutzrecht; zwingend anwendbares ausländisches Datenschutzrecht bleibt vorbehalten.

1 Verantwortliche und Kontakt

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen eigenen Datenbearbeitungen ist die Levantiq AG, Feldpark 17, 6300 Zug, Schweiz. Datenschutzanfragen, Auskunfts- und Löschbegehren richten Sie bitte an support@levantiq.ch oder schriftlich an die obige Adresse mit dem Zusatz «Datenschutz».

2 Unsere Rolle bei Kundendaten

Konto-, Vertrags-, Rechnungs- und Kontaktdaten bearbeiten wir als Verantwortliche, soweit wir die Zwecke und Mittel selbst bestimmen. Dies betrifft insbesondere Interessenten, geschäftliche Kontaktpersonen und Nutzende von LevantiqOne.

Inhalte, die Kunden in LevantiqOne eingeben oder über Anbindungen erfassen lassen, bearbeiten wir dagegen grundsätzlich in ihrem Auftrag. Hierzu gehören insbesondere Kontakt- und Kundendaten, E-Mails, Nachrichten, Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte, Dokumente, Projekt-, Aufgaben- und Zeitdaten sowie Eingaben und Ergebnisse der KI-Funktionen. Verantwortlich ist grundsätzlich der jeweilige Kunde; seine Datenschutzhinweise und Anhang 1 der AGB zur Auftragsbearbeitung sind massgebend. Ist der Kunde selbst Auftragsbearbeiter, richtet sich die Rollenverteilung nach der jeweiligen Bearbeitungskette.

3 Daten und Zwecke der Bearbeitung

Bei Registrierung und Abonnementverwaltung bearbeiten wir die angegebenen Identitäts-, Unternehmens- und Kontaktdaten, die Nutzerzahl, Abonnementkonfiguration und Berechtigungen sowie die akzeptierte Vertragsversion und den Zeitpunkt der Zustimmung. Diese Daten dienen dem Vertragsschluss, dessen Nachweis und Durchführung sowie der Zugangs- und Vertragsverwaltung.

Für die Abrechnung der LevantiqOne-Abonnemente verwenden wir Stripe. Kartennummer und CVC werden dabei ausschliesslich bei Stripe verarbeitet und nicht bei Levantiq gespeichert. Wir bearbeiten die für Rechnungsstellung, Zahlungszuordnung und Vertragsabwicklung erforderlichen Daten.

Wenn Sie uns kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt der Anfrage und die zur Beantwortung notwendigen Angaben. Support-Mailbox und automatische System-E-Mails, beispielsweise Einladungen und Nachrichten zur Kontoverwaltung, werden über Infomaniak betrieben; der Versand erfolgt über Infomaniak SMTP. Supportzugriffe auf Inhalte, die wir im Auftrag bearbeiten, unterstehen der Auftragsbearbeitungsvereinbarung.

Soweit erforderlich, bearbeiten wir technische Verbindungs-, Zugriffs- und Protokolldaten zum sicheren Betrieb, zur Fehlerbehebung und zur Abklärung von Missbrauch.

Daten erhalten wir von Ihnen, von Ihrer Organisation bzw. deren Kontoadministration und von den für die genannten Vorgänge eingebundenen Diensten. Im Rahmen der Auftragsbearbeitung können Daten zusätzlich aus freigegebenen Anbindungen, vom Nutzer beauftragten Internetaktionen und den jeweiligen Drittsystemen stammen.

Wir bearbeiten erforderliche Daten ausserdem zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Als erforderlich bezeichnete Registrierungs- und Abrechnungsangaben werden für den Vertragsschluss bzw. die Leistung benötigt. Ohne sie können wir die betreffende Leistung nicht bereitstellen.

4 Marketing und Produktupdates

Für freiwillige Marketingnachrichten und Produktupdates ist der Versand über Infomaniak vorgesehen. Nach Einführung dieser Funktion verwenden wir die hierfür erforderlichen Konto- und Kontaktdaten nur, wenn Sie die entsprechende Option beim Onboarding oder in Ihrem Konto aktivieren. Die Option ist standardmässig ausgeschaltet. Sie können sie jederzeit im Konto deaktivieren und damit Ihre Einwilligung für künftige Sendungen widerrufen.

Notwendige Vertrags-, Sicherheits- und Systemnachrichten sowie Antworten auf Supportanfragen erhalten Sie unabhängig von dieser freiwilligen Anmeldung, soweit sie für die Vertragsdurchführung oder Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind.

5 KI Verarbeitung und Speicherung

Cloud · Basic: Die Applikation, Datenbank, Dateien und Backups liegen vollständig bei Infomaniak in der Schweiz. Die LLM-Verarbeitung erfolgt über OpenRouter und Microsoft Azure innerhalb der Europäischen Union.

Cloud · 100% Swiss: Sowohl die Applikation und sämtliche genannten Speicher als auch die LLM-Verarbeitung befinden sich bei Infomaniak in der Schweiz.

Bei beiden Abonnementen gilt Zero Data Retention auf Ebene der LLM-Dienste. Ein- und Ausgaben werden dort nicht über die Leistungserbringung hinaus gespeichert. Die KI-Anbieter sind vertraglich verpflichtet, die Daten weder zum Training von Modellen noch für andere eigene Zwecke zu verwenden.

Eingaben und Ergebnisse werden jedoch in LevantiqOne als Kundendaten im System bei Infomaniak gespeichert. Dies gilt auch für Angaben, die Nutzer in Aufträgen an Levi Work übermitteln. Die Zusage zu Zero Data Retention beim LLM-Dienst bedeutet deshalb nicht, dass Eingaben und Ergebnisse aus LevantiqOne unmittelbar gelöscht werden. Die Löschregeln stehen in Ziffer 8.

Levantiq verwendet die im Auftrag bearbeiteten Kundendaten weder zum Training von KI-Modellen noch für andere eigene Zwecke, insbesondere nicht für Analysen, Benchmarking oder Produktverbesserung. Self Service ist nicht für die Bearbeitung von Geheimnissen vorgesehen, die einem gesetzlichen Berufsgeheimnis, namentlich Art. 321 StGB, unterstehen.

6 Levi Work und Bekanntgabe an Dritte

Levi Work kann auf Nutzerauftrag im Internet handeln, Informationen an Drittsysteme übermitteln und Aktionen wie Bestellungen versuchen. Dabei werden die zur beauftragten Aktion verwendeten Daten an die betroffenen Websites, Dienste oder Empfänger übermittelt. Eingaben werden im System gespeichert; soweit sie zur KI-Bearbeitung verwendet werden, unterliegen sie den in Ziffer 5 beschriebenen Bearbeitungen. Nutzer sind für die Rechtmässigkeit und Richtigkeit ihrer Eingaben sowie ihre Aufträge und Freigaben verantwortlich. Die eigenen Pflichten von Levantiq bleiben bestehen.

E-Mails werden automatisch nur an vom Nutzer in den Einstellungen freigegebene E-Mail-Adressen oder Domains versandt. Für alle anderen Empfänger werden ausschliesslich Entwürfe erstellt. Die Plattform kann damit innerhalb der erteilten Aufträge und Freigaben automatisiert handeln; eine Einzelprüfung jeder Aktion durch den Nutzer findet nicht zwingend statt.

Bei aktivierten Anbindungen und beauftragten Internetaktionen gelten für die Bearbeitung im Drittsystem dessen Bedingungen und Datenschutzhinweise. Die Standortzusagen für den Plattformbetrieb und die LLM-Dienste erstrecken sich nicht auf vom Nutzer gewählte externe Empfänger oder Websites. Auch das Abonnement Cloud · 100% Swiss verhindert keine vom Nutzer beauftragte Übermittlung an ausländische Drittsysteme.

Innerhalb von Levantiq erhalten die zuständigen Personen Zugriff im erforderlichen Umfang. Infomaniak Network SA, Genf, erbringt Hosting, Datenbank-, Datei- und Backup-Betrieb, E-Mail-Infrastruktur und im Swiss-Abonnement die LLM-Verarbeitung. Im Basic-Abonnement kommen OpenRouter, Microsoft Azure und die darüber eingesetzten Modellanbieter hinzu. Stripe bearbeitet Daten zur Bezahlung des Abonnements. Die konkrete Anbieterübersicht ist bei unserer Datenschutzkontaktstelle erhältlich verfügbar.

Daten können zudem an Behörden, Gerichte oder berufliche Berater bekanntgegeben werden, soweit dies rechtlich vorgeschrieben oder zur Wahrung berechtigter Rechtsansprüche erforderlich und zulässig ist.

6a Google-Nutzerdaten

Hat eine Organisation Google Workspace als Produktivitätssuite gewählt, können ihre Nutzerinnen und Nutzer ihr Google-Konto mit LevantiqOne verbinden. Die Verbindung ist freiwillig und wird auf dem Einwilligungsbildschirm von Google erteilt. Sie kann jederzeit widerrufen werden, indem das Konto in LevantiqOne getrennt oder der Zugriff in den Sicherheitseinstellungen des Google-Kontos entfernt wird.

Wir fordern ausschliesslich die folgenden Berechtigungen an und verwenden die damit erhaltenen Daten nur zu den genannten Zwecken:

Nachrichteninhalte, Kalendereinträge, Kontakte und Dokumente, die auf diesem Weg bezogen werden, sind Kundendaten im Sinne von Ziffer 2 und werden gemäss den Ziffern 5, 7 und 8 im System bei Infomaniak gespeichert. Access- und Refresh-Tokens werden verschlüsselt gespeichert und ausschliesslich zur Durchführung der beschriebenen Vorgänge verwendet. Beauftragt eine Nutzerin oder ein Nutzer den Assistenten mit der Bearbeitung dieser Daten, werden die betroffenen Inhalte durch die in Ziffer 5 beschriebenen Sprachmodelldienste zu den dort genannten Zero-Data-Retention-Bedingungen verarbeitet.

Die Verwendung von Informationen, die LevantiqOne über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschliesslich der Limited-Use-Anforderungen. Insbesondere werden Google-Nutzerdaten nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training verallgemeinerter Modelle der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens verwendet, nicht verkauft und nicht an Dritte weitergegeben, ausser soweit dies zur Bereitstellung oder Verbesserung der von der Nutzerin oder dem Nutzer angeforderten Funktionen, zur Einhaltung geltenden Rechts oder im Zusammenhang mit einer Fusion oder Übernahme erforderlich ist. Ein Zugriff durch Menschen erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung, soweit aus Sicherheitsgründen erforderlich, zur Einhaltung geltenden Rechts oder auf aggregierten und anonymisierten Daten.

7 Bearbeitungsstaaten

Plattformdaten und Backups werden in der Schweiz bei Infomaniak gespeichert. Für die LLM-Verarbeitung im Basic-Abonnement ist die EU als Bearbeitungsgebiet festgelegt; im Swiss-Abonnement erfolgt sie in der Schweiz.

Bei Bekanntgaben in Staaten ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz stellen wir einen geeigneten Schutz sicher, namentlich durch anerkannte Standardvertragsklauseln und erforderliche zusätzliche Massnahmen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Informationen zu diesen Garantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.

8 Aufbewahrung und Löschung

Konto- und Vertragsdaten bewahren wir auf, solange sie für die Vertragsabwicklung, gesetzliche Pflichten oder die Wahrung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege und Geschäftsunterlagen werden grundsätzlich zehn Jahre ab Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahrt. Dies gilt nicht pauschal für sämtliche Kontodaten.

Abgeschlossene Support-E-Mails werden 60 Tage nach Abschluss der Anfrage gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Technische Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den sicheren Betrieb, die Fehlerbehebung und die Abklärung von Missbrauch erforderlich ist, und in regelmässigen Zyklen gelöscht. Nicht mehr benötigte Kontodaten werden gelöscht, sobald die in dieser Ziffer beschriebenen Zwecke entfallen.

Löschanfragen an support@levantiq.ch werden manuell bearbeitet. Die betroffenen Daten werden im aktiven System innerhalb von 30 Tagen ab Eingang der Anfrage gelöscht; zugehörige Backup-Kopien spätestens innerhalb von 90 Tagen ab Eingang derselben Anfrage. Die gesetzlichen Voraussetzungen des Löschanspruchs und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten. Soweit ein Begehren ganz oder teilweise nicht erfüllt werden kann, informieren wir die anfragende Person entsprechend.

Für im Auftrag bearbeitete Kundendaten gilt bei Vertragsende ohne gesonderte Löschanfrage: 30 Tage Exportmöglichkeit, anschliessend Löschung innerhalb weiterer 30 Tage und Löschung bzw. Überschreibung der Backups innerhalb höchstens nochmals 30 Tagen. Eine ausdrückliche Löschweisung des Kunden während der Exportfrist geht für die betreffenden Daten der weiteren Exportbereitstellung vor. Auf Verlangen bestätigen wir die Löschung schriftlich. Eine Löschanfrage ersetzt keine Kündigung des Abonnements.

9 Cookies und technische Speicher

Website und App verwenden technisch notwendige Session-Cookies für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Betrieb. Aktuell werden keine Analyse- oder Trackingdienste von Drittanbietern eingesetzt. Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen löschen oder blockieren; dadurch können Anmeldung und andere notwendige Funktionen eingeschränkt werden.

9a Mobile Anwendungen und Push-Benachrichtigungen

LevantiqOne ist auch als native mobile Anwendung verfügbar. Die Anwendung gewährt Zugriff auf dieselben Kundendaten wie die Webanwendung und unterliegt denselben Berechtigungen der Organisation; sie begründet keine eigene Kategorie der Bearbeitung. Die folgenden Punkte gelten spezifisch für die mobile Nutzung.

Aufzeichnungen und Transkripte. Nutzerinnen und Nutzer können eine Mikrofonaufnahme starten oder Audio hochladen, um eine Besprechung transkribieren und zusammenfassen zu lassen. Eine Aufnahme wird stets bewusst durch den Nutzer gestartet; die Anwendung zeichnet nicht im Hintergrund auf. Aufnahmen, Transkripte, Zusammenfassungen und daraus abgeleitete Aufgaben sind Kundendaten im Sinne von Ziffer 2 und werden gemäss den Ziffern 5 und 8 bearbeitet. Der Nutzer und seine Organisation sind dafür verantwortlich, die Teilnehmenden der Besprechung zu informieren und eine gesetzlich erforderliche Einwilligung einzuholen, bevor eine Aufnahme beginnt.

Dateien und Fotos. Die Anwendung greift auf Dateien, Fotos und die Kamera nur für dasjenige Element zu, das der Nutzer bewusst auswählt oder zum Hochladen aufnimmt. Darüber hinaus liest sie die Medienbibliothek des Geräts nicht aus.

Push-Benachrichtigungen. Unter Android verwendet die Anwendung Google Firebase Cloud Messaging, um arbeitsbezogene Benachrichtigungen zuzustellen. Nach der Anmeldung initialisiert die Anwendung Firebase Messaging und kann die Berechtigung für Benachrichtigungen anfordern. Firebase bearbeitet eine Installationskennung, die Version der Anwendung sowie die für die Erbringung des Dienstes erforderlichen Geräte- oder Anwendungsmetadaten. Wird die Berechtigung erteilt, ordnen wir das resultierende Registrierungstoken dem angemeldeten Nutzer und der Organisation zu und verwenden es ausschliesslich zur Zustellung von Benachrichtigungen. Das Token wird entfernt, wenn der Nutzer sich abmeldet und wenn Firebase meldet, dass es nicht mehr gültig ist. Google gibt an, dass Firebase-Installationsdaten innerhalb von 180 Tagen nach einem Löschantrag des Entwicklers aus den Live- und Sicherungssystemen entfernt werden.

Werbung, Analyse und Absturzberichte. Die Anwendung enthält kein Werbe-SDK, und es werden keine Personendaten zu Werbezwecken bearbeitet. Es wird keine Werbekennung erhoben. Die Anwendung enthält kein SDK für Analyse oder Absturzberichte.

Zahlungen. Abonnemente werden über von Stripe gehostete Webseiten verwaltet. Kartennummer und CVC werden wie in Ziffer 3 beschrieben ausschliesslich bei Stripe verarbeitet und von der mobilen Anwendung nicht erhoben.

10 Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Schutzmassnahmen ein. Für die Plattform sind insbesondere Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Mandantentrennung, personalisierte Konten, rollenbasierte Zugriffe, Protokollierung, tägliche Sicherungen und Vertraulichkeitsverpflichtungen vorgesehen. Details zur Auftragsbearbeitung und zu den Schutzmassnahmen ergeben sich aus Anhang 1 der AGB bzw. sind auf Anfrage erhältlich.

11 Ihre Rechte

Nach Massgabe des anwendbaren Rechts können Sie Auskunft über Ihre Personendaten, deren Berichtigung oder Löschung und die Unterlassung unzulässiger Bearbeitungen verlangen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten verlangen. Eine Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Gesetzliche Pflichten und überwiegende schutzwürdige Interessen können einzelne Begehren begrenzen.

Richten Sie Ihr Begehren bitte an support@levantiq.ch. Wir können die zur Prüfung Ihrer Identität erforderlichen Angaben verlangen. Betrifft ein Begehren Daten, die wir ausschliesslich im Auftrag eines Kunden bearbeiten, ist grundsätzlich dieser Kunde zuständig; wir unterstützen ihn gemäss der Auftragsbearbeitungsvereinbarung.

Soweit eine ausschliesslich automatisierte Einzelentscheidung vorliegt, die für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden ist oder Sie erheblich beeinträchtigt, gelten die gesetzlichen Informationspflichten und Rechte, insbesondere das Recht, Ihren Standpunkt darzulegen und grundsätzlich eine Überprüfung durch eine natürliche Person zu verlangen. Bei Entscheidungen im Auftrag eines Kunden ist das Begehren grundsätzlich an diesen zu richten.

Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), https://www.edoeb.admin.ch/, wenden.

12 Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die tatsächlichen Bearbeitungen oder rechtlichen Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung wird auf https://levantiqone.ch/ und in der App https://app.levantiqone.ch/ zugänglich gemacht. Über wesentliche Änderungen informieren wir in geeigneter Form. Eine Aktualisierung ersetzt keine erforderliche Einwilligung.

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